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@ VAR관련 기관

[K-Risk 전문가견해] 프로젝트 리스크관리를 효율적으로 잘하려면 무엇에 집중해야 하나요?

by 바름브레인 CEO 2020. 6. 28.

위에 대한 답은 아래 기사를 참고하세요.

 

인용기사: https://www.projectpractical.com/15-best-practices-for-effective-project-risk-management/
 

15 Best Practices For Effective Project Risk Management | ProjectPractical.com

Introduction In project management we have unforeseen and uncertain or unplanned events that can impact a project either positively or negatively. A negative risk is normally referred to as a threat whereas a positive impact on a project is an opportunity.

www.projectpractical.com

일반적으로 성공적인 프로젝트 관리자가 되기 위해서는 프로젝트 리스크를 관리하기 위해 다음 사항을 명심해야 합니다. 다음은 프로젝트 위험 관리의 15 가지 모범 사례입니다.

 

1. 모든 이해 관계자에게 프로젝트 요구 사항에 대한 명확한 지식 또는 이해를 보장하라.

프로젝트이해 관계자가 프로젝트 요구사항을 이해하지 못하면 프로젝트가 실패할 가능성이 높습니다. 이해관계자는 프로젝트가 시작되기 전에 모든 추정치를 알고 있어야 합니다. 주로 다음은 프로젝트 시작 전에 이해 관계자가 알아야 할 사항입니다.

  • 프로젝트 결과물.

  • 주요 결과물 및 "완전성"에 대한 정의

  • 프로젝트의 목표와 장점

  • 프로젝트의 품질 표준 및 성공 지표

  • 프로젝트와 관련된 리스크 및 문제.

  • 프로젝트 예산, 시간 및 자원 제약.

2. 리스크 대응팀을 조직하라. 

이것은 프로젝트 리스크를 관리하는 또 다른 모범 사례입니다. 때때로 이해관계자가 자금을 조달하여 중요한 기술 구성 요소가 깨질 수 있습니다. 따라서 리스크관리팀은 프로젝트에서 계획 및 리스크 제어에 대한 광범위한 액세스 권한을 가진 숙련된 구성원으로 구성되어야 합니다. 팀은 사고발생시 프로젝트를 저장하는 데 필요한 경험이 필요하고 필요한 훈련을 받아야 합니다. 기본적으로 리스크대응 팀은 최악의 시나리오를 생각하고 비상 계획(contigency plan)을 개발해야합니다. 

 

3. 프로젝트 관리 역할들을 구체화하고 공식화하라. 

프로젝트관리의 책임은 프로젝트 관리자뿐만 아니라 조직 내 모든 개인이 공식 또는 비공식적으로 프로젝트 관리 업무를 수행합니다. 기본적으로 프로젝트관리 기술은 전문가이든 그렇지 않든 상관없이 모든 개인에게 매우 중요합니다. 프로젝트 관리 기술은 프로젝트 관리 역할을 편안하게 식별, 분석 및 공식화하는 데 도움이 됩니다.

 

4. 기술 역량과 함께 리더십 역량도 개발하라.

공식적인 프로젝트관리 지식, 인증 등과 같은 프로젝트 관리자의 기술 역량은 매우 중요합니다. 오늘날 많은 조직은 프로젝트 관리자의 기술 역량과 소프트 기술 지식에 중점을 둡니다. 대행사나 조직 환경에서와 같이 복잡한 자원을 처리 할 때 특히 리더십 기술이 매우 중요합니다. 성공적인 프로젝트를 위해서는 프로젝트 관리자가 리더십 기술을 습득하고 개발해야 합니다.  (리스크전문가 양성과정에 관심이 있다면 여기로 가보세요)

 

5. 기술 작업을 위한 더 나은 스케줄링 표준을 채택하라.

프로젝트 시간은 매우 중요하며 스케쥴링은 프로젝트 시간 관리에 도움이 됩니다. 더 나은 일정 및 추정 정보를 갖게 되면 프로젝트 리스크관리자가 기술 작업을 처리할 때 특히 성공률을 높이는 데 도움이 됩니다. (스케쥴링에 대해서는 WSDOT가 무료로 공개하고 있는 프리마베로  스케줄러 무료 이러닝 자료를 이용해보세요)

 

6. 프로젝트 수명주기 동안 품질 표준을 정의하고 평가하라.

창의적인 프로젝트에서 프로젝트의 품질 표준은 매우 중요합니다. 프로젝트 품질은 프로젝트 수명주기의 각 단계에서 설정해야 할 표준과 기준을 식별해야합니다. 프로젝트 관리자는 모든 이해 관계자가 수용 할 수있는 표준, 특히 최종 결과물에 서명해야하는 사람 모두에게 허용되는 표준을 기반으로 프로젝트 수명주기 전체에서 "품질"을 구성하는 요소에 대해 명확하게 알고 있어야합니다. 다음과 같은 방법이 있습니다.

  • 프로젝트를 여러 단계로 나눕니다.

  • 품질 측정에 대한 객관적인 기준을 설정하십시오.

  • 프로세스를 문서화하고 양측 이해 관계자와 공유하십시오.

  • 모든 이해 관계자가 동의 한 품질 기준을 설정합니다.

  • 가능할 때마다 데이터를 사용하여 소유권을 주장하십시오.

7. 프로젝트를보다 투명하게 만들어라.

연구원들에 따르면, “투명성은 모든 직원들이 경영진의 계층이 자신이 필요로하는 것을 알 것임을 의미합니다. 투명한 프로젝트 관리 시스템을 가능하게함으로써 프로젝트를 진행하는 사람들로부터 프로젝트를 후원하고 감사하는 사람들에게 혜택을 얻을 수 있습니다.” 프로젝트 투명성을 통해 팀은 책임감과 팀 작업을 수행 할 수 있습니다.

프로젝트 투명성이 향상되면 프로젝트 커뮤니케이션, 프로젝트 예산 및 시간, 프로젝트 범위, 예산 또는 마감일 변경과 같은 프로젝트 변경이 가능합니다.

 

8. 프로젝트의 주요“목적”을 강조하라.

대행사 환경에서는 직원이 대행사 내에서 여러 프로젝트를 동시에 작업 할 수 있으므로 프로젝트의 목적이 매우 중요합니다. 프로젝트 목적은 프로젝트의 성공을 위해 따라야 할 방향으로 작용합니다.

 

9.“슈퍼 팀”을 구성하여 반복적인 작업을 처리하라.

전문가의“슈퍼 팀”은 프로젝트 관리자가 자원의 영향을 극대화 할 수있게합니다. “슈퍼 팀”의 역할은 대상 작업을 수행하기 위해 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 이동하는 것입니다. 이 전문화는 특히 많은 프로젝트를 수행하고 예기치 않은 위험 발생을 관리 할 때 효율성을 향상시킵니다.

 

10. 여러 팀 멤버십을 위한 “Goldilocks Zone”을 찾아라

경우에 따라 발주처의 직원이 여러 팀의 구성원 일 수 있습니다. 결과적으로 직원이 다른 아이디어와 관점에 노출되기 때문에 직원은 개별 성과 기술을 향상시킬 수 있습니다. 그러나 직원이 성과 향상의 정점에 도달하면 성과 곡선이 떨어지기 시작합니다.”Goldilocks”영역은 직원의 성과 향상의 최고점이며, 이로 인해 개선 사항이 작업 성과에 부정적인 영향을 미칩니다.

용어공부 : Goldilocks Zone

 

 

What is the Goldilocks Zone and why does it matter in the search for ET?

We hear a lot about planets orbiting in the Goldilocks Zone but what exactly is it?

www.abc.net.au

 

11. 정기적으로 체크인

체크인은 정기적으로 책임감과 관리자와 팀 구성원간에 책임을 분담합니다. 채택하고 가장 영향력있는 프로젝트 관리 모범 사례 중 하나입니다. 원격 직원이있는 경우 체크인이 더 중요합니다. 체크인 빈도는 일관성이 있다면 중요하지 않습니다. 체크인 일정을 정할 때마다 매일, 매주 또는 매월 체크인 할 수 있으며 팀에게 책임을 물을 수 있습니다.

 

12. 모든 프로젝트 관련 정보 및 데이터 통합하라.

모든 프로젝트 관련 정보 및 데이터를 통합하면 과거의 지식을 활용하여 향후 문제를 처리하는 데 도움이 됩니다. 모든 프로젝트 관련 데이터와 정보를 중앙 지식 기반에 통합하면 프로젝트 관리 관련 역할을 수행하는 모든 사람이 자유롭게 정보에 액세스 할 수 있습니다. 

 

13. 프로젝트 계획에서 벗어나고 있는 변경사항을 정확히 추적하라.

편차를 추적하고 가능한 빨리 수정하면 현재와 미래의 프로젝트 성능을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 보고서를 수집하고 정기적으로 회의를 개최하여 상황이 목표를 벗어나는시기를 파악하면 됩니다. 다음 측정 항목은 프로젝트 계획과의 편차를 추정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

  • 수행 된 예산 작업 비용

  • 예정된 예산 작업 비용

  • 수행된 실제 작업 비용.

14. 이슈를 단계적으로 확대해 나가는 프로세스를 개발하라. 

팀원들이 두려움없이 고위 경영진에게 이슈를 편안하게 제기할 수 있게 하는 문화를 구축하는 것이 중요합니다. 한 번에 하나의 이슈만 하나의 이해관계자에게 제기하고 이슈의 영향을 받지 않는 이해관계자를 포함시키지 않아야 합니다. 

 

이슈를 확대시켜 나갈때 그 이슈의 강도를 파악하고 상황에 맞는 데이터를 제공하며 최종적으로 시정 조치에 대한 제안을 제내용을 담아야 합니다.

 

15. 공감 연습

공감을 실천하면 자신이 하는 일의 실제 영향과 최선의 방법으로 어떻게 할 수 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 창조적인 기관에서 공감은 매우 중요하며 공감을 실천하기 위한 어던 처방전도 없습니다. 당신은 다른 사람들의 신발에 맞춰서 자신을 배치시켜야 합니다. 

 

필자의 생각

위에 언급된 것 외에 프로젝트 리스크관리를 위해 꼭 염두에 두고 진행해야 하는 사항에 대해서는 추가로 의견을 주시면 여기에 추가하여 업데이트 하겠습니다. 

 

jklim54@daum.net (임종권)