[K-Risk 전문가견해] Jutte(2010) 프로젝트 리스크관리의 10계명

위 질문에 대한 답은 아래 project smart에서 제시한 10가지 골든룰을 살펴보세요. 

 

http://www.projectsmart.com/articles/10-golden-rules-of-project-risk-management.php

 

Bart Jutte(2010) 프로젝트 리스크 관리의 10계명.

Published on 5 October 2010 

 

프로젝트에서 리스크관리의 이점은 엄청납니다. 불확실한 프로젝트 이벤트를 사전에 처리하면 많은 돈을 벌 수 있습니다. 결과적으로 프로젝트 위협의 영향을 최소화하고 발생하는 기회를 포착할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 스폰서가 요구하는 품질결과와 시간, 예산에 맞춰 프로젝트를 제공할 수 있습니다. 또한 팀원들은 예방할 수도 있었을 고장을 수리하는 데 긴급 소방모드로 들어가지 않을 수 있다면 훨씬 행복해질 것 입니다.

 

이 기사에서는 프로젝트에서 리스크관리를 성공적으로 적용하기 위한 10가지 황금 규칙을 제시합니다. 그들은 15 년 이상 프로젝트에 참여한 작가의 개인적인 경험을 바탕으로 합니다. 또한, 이 기사에서 주제에 관한 많은 문헌들이 정리되어있습니다.

 

규칙 1 : 리스크관리를 프로젝트의 일부로 만들어라.

첫 번째 규칙은 프로젝트 리스크 관리의 성공에 필수적입니다. 프로젝트에 위험 관리를 포함시키지 않으면이 접근 방식의 이점을 최대한 활용할 수 없습니다. 회사에서 여러 가지 잘못된 접근 방식이 발생할 수 있습니다. 일부 프로젝트는 위험 관리에 접근하지 않습니다. 그들은 무지하거나 첫 번째 프로젝트를 운영하고 있거나 프로젝트에 어떤 위험도 발생하지 않을 것이라고 확신합니다 (물론 일어날 것입니다). 어떤 사람들은 프로젝트 관리자를 맹목적으로 믿습니다. 특히 지난 20 년 동안 참호에 빠진 폭행을당한 군대 베테랑처럼 보이는 경우 특히 그렇습니다. 전문 회사는 일상 업무의 일부로 위험 관리를 수행하고이를 프로젝트 회의 및 직원 교육에 포함시킵니다.

 

규칙 2 : 프로젝트 초기에 리스크를 식별하라. 

프로젝트 리스크 관리의 첫 번째 단계는 프로젝트에 존재하는 리스크를 식별하는 것입니다. 향후 발생할 수 있는 시나리오에 초점을 맞춘 열린 사고 방식이 필요합니다. 리스크, 사람 및 종이를 식별하기 위한 두 가지 주요 소스가 있습니다. 

 

사람들은 각자 자신의 개인적인 경험과 전문 지식을 제공하는 팀원입니다. 대할 다른 사람들은 프로젝트 외부의 전문가로서 현재 직면하고 있는 프로젝트 또는 작업 유형에 대한 기록을 가지고 있습니다. 그들은 당신이 겪을 부비 함정이나 당신의 마음을 넘지 못했을 황금의 기회를 드러낼 수 있습니다. 인터뷰 및 팀 세션 (위험 브레인 스토밍)은 사람들이 알고있는 위험을 발견하는 일반적인 방법입니다. 

 

종이는 다른 이야기입니다. 프로젝트는 프로젝트리스크가 포함된 상당수의 전자 문서를 생성하는 경향이 있습니다. 그들은 항상 그 이름을 가질 수는 없지만 (줄 사이에서)주의 깊게 읽는 사람이 찾을 것입니다. 프로젝트 계획, 비즈니스 사례 및 자원 계획은 좋은 출발점입니다. 다른 범주는 기존 프로젝트 계획, 회사 인트라넷 및 전문 웹 사이트입니다. 모든 프로젝트 리스크가 발생하기 전에 식별할 수 있습니까? 아마 아닙니다. 그러나 여러 가지 식별 방법을 결합하면 대다수를 발견할 수 있습니다. 제대로 대처하면 예기치 않은 리스크에 대비할 수 있는 충분한 시간이 있습니다.

 

규칙 3 : 리스크에 대해의사 소통하라.

실패한 프로젝트를 보면 그러한 프로젝트의 프로젝트 관리자가 종종 큰 타격을 줄 큰 망치를 인식하지 못하는 일이 자주 발생합니다. 아주 무선운 것은 종종 프로젝트 조직의 누군가가 실제로 그 큰 망치를 보았지만 프로젝트 관리자에게 그 존재를 알리지 않았다는 것입니다. 프로젝트에서 이런 일이 일어나지 않게하려면 리스크 커뮤니케이션에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.

 

좋은 접근 방식은 수행하는 작업에 리스크 커뮤니케이션을 지속적으로 포함시키는 것입니다. 팀 회의가 있는 경우 프로젝트 리스크를 기본 안건의 일부로 지정하십시오 (목록의 마지막 항목이 아님). 이는 프로젝트 관리자에게 리스크가 중요하다는 것을 보여 주며 팀 구성원에게 자연스럽게 논의하고 새로운 리스크를 보고할 수 있는 순간을 제공합니다.

 

또 다른 중요한 의사소통 라인은 프로젝트관리자와 프로젝트 스폰서의 것입니다. 의사소통 노력을 여기서 큰 리스크에 집중하고 상사나 고객을 놀라게 하지 않도록하십시오! 또한 스폰서가 상위 리스크게 대한 결정을 내릴 수 있도록 주의하십시오. 일반적으로 일부는 프로젝트 관리자의 권한을 초과하기 때문입니다.

 

규칙 4 : 위협과 기회 모두 고려하라.

프로젝트 리스크라고 하면 부정적인 의미가 강합니다. 프로젝트에 해를 끼칠 수 있는 나쁜 사람입니다. 그러나 현대적인 리스크접근 방식은 프로젝트 기회인 긍정적 리스크에도 중점을 둡니다. 프로젝트와 조직에 도움이 되는 불확실한 이벤트입니다. 이 좋은 사람들은 프로젝트를 더 빠르고 더 좋고 더 수익성 있게 만듭니다.

 

불행히도 많은 프로젝트팀이 결승선을 통과하기 위해 어려움을 겪고 있습니다. 이로 인해 부정적인 리스크만 중요한 프로젝트 역할이 발생합니다 (팀이 위험을 전혀 고려하지 않는 경우). 30 분 밖에 걸리지 않더라도 프로젝트의 기회를 처리 할 시간을 마련하십시오. 시간이나 자원을 많이 투자 할 필요가없는 보수가 많은 두 가지 기회를 보게 될 것입니다.

 

규칙 5 : 소유자 이슈를  명확화게 하라 

일부 프로젝트 관리자는 일단 리스크의 목록을 작성하면 리스크관리를 다했다고 생각합니다. 그러나 이것은 시작일 뿐입니다. 다음 단계는 누가 어떤 리스크에 책임이 있는지 분명히 하는 것입니다! 리스크를 제대로 관리하지 않으면 누군가 그 열기를 느껴야 합니다. 요령은 간단합니다. 발견한 각 리스 대해 리스크 소유자를 지정하십시오. 리스크 소유자는 프로젝트에서 이 리스크를 최적화할 책임이 있는 팀원입니다. 그 효과는 정말 긍정적입니다. 처음에는 사람들이 실제로 특정 리스크에 대한 책임이 있다는 불편함을 느끼지만 시간이 지남에 따라 리스크를 줄이고 기회를 향상시키기 위한 작업을 수행합니다.

 

소유권은 다른 차원에서도 존재합니다. 프로젝트 위협이 발생하면 누군가 비용을 지불해야합니다. 이것은 논리적으로 들리지만 리스크가 발생하기도 전에 해결해야하는 문제가 있습니다. 특히 다른 사업부, 부서 및 공급 업체가 프로젝트에 관여하는 경우 결과를 가져 와서 지갑을 비워야하는 사람이 중요해집니다. 리스크 효과의 소유권을 명확히하는 데 있어 중요한 부작용은 라인 관리자가 프로젝트에 관심을 갖기 시작하는 것입니다. 특히 많은 돈이 위기에 처했을 때. 소유권 문제는 프로젝트 기회에 똑같이 중요합니다. 예상치 못한 수익과의 싸움은 장기적인 관리 취미가 될 수 있습니다.

 

규칙 6 : 리스크의 우선 순위

한 프로젝트 관리자가 모든 리스크를 똑같이 대우 한다고 말했습니다 . 이것은 프로젝트 수명을 정말 단순하게 만듭니다. 그러나 최상의 결과를 제공하지는 않습니다. 일부 리스크는 다른 리스크보다 더 큰 영향을 미칩니다. 따라서 가장 큰 손실과 이익을 초래할 수 있는 위험에 시간을 투자하는 것이 좋습니다. 프로젝트를 탈선시킬 수 있는 쇼 토퍼가 있는지 확인하십시오. 그렇다면, 이것이 당신의 최우선 순위입니다. 다른 위험은 직감 또는보다 객관적으로 일련의 기준에 따라 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 대부분의 프로젝트 팀이 사용하는 기준은 위험의 영향과 그 가능성을 고려하는 것입니다. 어떤 우선 순위 측정 방법을 사용하든, 일관되게 사용하고 큰 위험에 집중하십시오.

 

규칙 7 : 리스크 분석

위험의 본질을 이해하는 것은 좋은 대응을위한 전제 조건입니다. 따라서 시간을내어 개별 위험을 면밀히 살펴보고 위험이 무엇인지 모른 채 결론에 도달하지 마십시오.

위험 분석은 다른 수준에서 발생합니다. 개별 수준에서 위험을 이해하려면 그 효과와 그 원인을 생각하는 것이 가장 유익합니다. 효과를 살펴보면 위험이 발생한 직후에 발생하는 영향과 주요 효과의 결과 또는 시간 경과로 인해 어떤 영향이 발생하는지 설명 할 수 있습니다. 보다 자세한 분석은 비용, 리드 타임 또는 제품 품질과 같은 특정 효과 범주에서 차수 효과를 보여줄 수 있습니다. 위험을 살펴볼 또 다른 각도는 위험이 발생하기 전에 발생하는 이벤트, 위험의 원인에 초점을 맞추는 것입니다. 다른 원인과 가능성을 줄이거 나 늘리는 상황을 나열하십시오.

또 다른 수준의 위험 분석은 전체 프로젝트를 조사합니다. 각 프로젝트 관리자는 필요한 총 예산 또는 프로젝트 완료 날짜에 대한 일반적인 질문에 답변해야합니다. 위험을 고려하면 시뮬레이션을 통해 프로젝트 스폰서가 특정 날짜 또는 특정 시간 내에 완료 될 가능성을 보여줄 수 있습니다. 프로젝트 비용에 대해서도 유사한 연습을 수행 할 수 있습니다.

위험 분석에서 수집 한 정보는 프로젝트에 대한 귀중한 통찰력과 위험을 최적화하기위한 효과적인 대응책을 찾는 데 필요한 정보를 제공합니다.

 

규칙 8 : 위험 대응책을 계획하고 이행하라.

리스크대응 구현은 실제로 프로젝트에 가치를 더하는 활동입니다. 위협이 발생하지 않도록 하거나 부정적인 영향을 최소화합니다. 여기서는 실행이 핵심입니다. 다른 규칙은 리스크를 매핑하고 우선순위를 정하고 이해하는 데 도움이 되었습니다. 이를 통해 큰 승리에 중점을 둔 건전한 리스크 대응 계획을 세우는 데 도움이됩니다.

 

위협을 처리하는 경우 리스크회피, 리스크 최소화 및 리스크 수용의 세 가지 옵션이 있습니다. 리스크를 피한다는 것은 더 이상 리스크를 겪지 않도록 프로젝트를 구성하는 것을 의미합니다. 이는 공급 업체를 변경하거나 다른 기술을 채택하거나 치명적인 리스크에 처한 경우 프로젝트를 종료하는 것을 의미 할 수 있습니다. 운명의 프로젝트에 더 많은 돈을 쓰는 것은 나쁜 투자입니다.

 

가장 큰 대응 범주는 리스크를 최소화하는 것입니다. 원인에 영향을 주거나 발생할 수 있는 부정적인 영향을 줄임으로써 발생하는 리스크를 예방할 수 있습니다. 규칙 7을 올바르게 수행 한 경우 규칙에 영향을 줄 수 있는 많은 기회가 있습니다. 마지막 대응은 위험을 수용하는 것입니다. 프로젝트에 미치는 영향이 최소이거나 영향을 미칠 가능성이 매우 어렵거나 시간이 많이 걸리거나 상대적으로 비싸다는 것이 좋은 선택입니다. 특정 리스크를 감수하는 것이 의식적인 선택인지 확인하십시오.

 

리스크 기회에 대한 대응은 위협에 대한 대응과 반대입니다. 그들은 리스크를 찾고, 극대화하거나 무시하는 데 중점을 둘 것입니다 (기회가 너무 작을 경우).

 

규칙 9 : 프로젝트 리스크를 등록하라.

이 규칙은 부기에 관한 것입니다 (단, 독서를 중단하지 마십시오). 리스크 로그를 유지관리하면 진행 상황을 보고 리스크를 잊지 않도록 할 수 있습니다. 또한 팀 구성원과 이해관계자에게 진행 상황을 알려주는 완벽한 커뮤니케이션 도구입니다 (규칙 3).

 

좋은 리스크 로그에는 리스크 설명이 포함되어 있으며 소유권 문제를 명확하게 설명하고 (규칙 5), 원인 및 결과 (규칙 7)에 대한 기본적인 분석을 수행 할 수 있습니다. 대부분의 프로젝트 관리자는 관리 작업을 좋아하지 않지만, 특히 리스크의 수가 많은 경우 리스크와 관련하여 부기를 수행하는 것이 좋습니다. 일부 프로젝트관리자는 리스크를 등록하기를 원하지 않습니다. 위험이 발생할 경우이를 쉽게 비난 할 수 있다고 생각하기 때문입니다. 그러나 그 반대입니다. 프로젝트 위험과 구현한 효과적인 대응을 기록하면 아무도 거부할 수없는 실적을 기록 할 수 있습니다. 리스크가 발생하더라도 프로젝트를 방해합니다. 프로젝트를 하는 것은 리스크를 감수하고 있습니다.

 

규칙 10 : 위험 및 관련 작업을 추적하라.

규칙 9의 결과로 생성한 리스크등록부는 리스크 및 관련 작업을 추적하는 데 도움이됩니다. 작업 추적은 각 프로젝트 관리자에게 일상적인 작업입니다. 일상 업무에 리스크 작업을 통합하는 것이 가장 쉬운 솔루션입니다. 위험을 식별 또는 분석하거나 대응을 생성, 선택 및 구현하기 위해 위험 작업을 수행 할 수 있습니다.

 

추적 리스크는 추적 작업과 다릅니다. 리스크의 현재 상황에 중점을 둡니다. 어떤 리스크의 발생할 가능성이 있습니까? 리스크의 상대적 중요성이 변경 되었습니까? 이 질문에 대답하면 프로젝트 가치에 가장 중요한 위험에주의를 기울이는 데 도움이 됩니다.

 

요약하자면

위의 10계명은 프로젝트에서 위험관리를 성공적으로 실제 구현하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 그러나 항상 향상시킬 수 있습니다. 따라서 규칙 11은 일본 카이젠 접근 방식을 사용하는 것입니다. 위험 관리 노력의 효과를 측정하고 개선을 지속적으로 구현하여 더욱 개선하십시오.

프로젝트 성공을 기원합니다!

 

필자의 생각

자세한 리스크관리에 대해 공부하고싶은 분은 "리스크관리(건설 프로젝트 설계 및 시공)"를 찾아서 읽어보세요.