Davis and Kennedy (2020) 오레곤DOT 프로젝트 리스크관리/가치공학 /시공성 TF 백서 제안사항, 2020 Virtual Vaue Summit.
번역 심미혜
현황
현재, 미국 오레곤DOT에는 공식적인 프로젝트 리스크관리 (PRM) 또는 시공성 검토 프로그램이 없다. 가치공학 프로그램은 존재하지만 일반적으로 총 프로젝트 비용이 가치공학(VE) 연구에 필요한 FHWA 요구 공사 규모를 초과하는 경우에만 적용된다. 미국 오레곤DOT의 프로젝트 조달 성과(project delivery performance)를 향상시킬 수 있는 기회가 있다. 프로젝트 범위, 일정 및 예산 관리는 주 차원의 전략 즉, 내재한 프로젝트 리스크를 문서화하고 이를 관리하고, 미국 오레곤DOT의 VE 구현 방식을 개선, 미국의 건설업자협의회 (AGC) 및 미국 오리건엔지니어링기업협의회 (ACEC)를 포함하고 있는 체계화된 시공성 검토 프로세스 개발을 적극적으로 활용하여 향상시킬 수 있다.(아래 사이트 참조)
이 프로그램은 다음과 같은 성과를 목표로 하고 있다.
• STIP 수정 축소
• 더 개선된 프로젝트 개발 문서화 작업 제공.
• 변경 주문 축소
• 일정 및 비용 예측의 정확성 향상.
• 모든 단계에서 비용 절감.
• 보다 현명한 의사 결정을 통해 더 나은 비즈니스 성과 창출.
• 오레곤DOT 비즈니스 라인과 이해 관계자 간의 파트너십 향상.
• 프로젝트 내에서 혁신의 기회 제공.
배경
2017년 초, ODOT는 경영 검토를 완료하여 "McKinsey Report"를 완성하였다(아래 사이트 참조). 이 보고서는 프로젝트 조달 개선을 위한 여러 가지 기회를 확인하였으며 그 기회란 예정된 기한 및 예산 내에 완공, 조달, 성과 관리 및 책임에 관한 것이다. 이 기회를 추구하는데 있어 프로젝트 리스크관리, VE 및 시공성 검토는 모두 FHWA 및 기타 DOT에서 귀중한 도구라고 입증되었다.
2017 주의회에서 승인된 Oregon Moving (HB2017)(아래 사이트 참조)은 고속도로 및 비 고속도로 자금을 포함하여 약 53 억 달러의 수익을 냈다. 주 전체 교통 개선 프로그램 (STIP)관련 자금은 약 52 %로 증가할 것이다. HB2017는 프로젝트 조달 효율성, 책임성, 핵심 성과 측정을 위한 필요조건들에 덧붙여 40개 이상에 달하는 명명 프로젝트를 포함하고 있으며 보고 및 투명성에 대한 특정 필요조건들에 대해 간략히 설명해 주고 있다. 프로젝트 리스크관리, VE 및 시공성 검토는 이러한 필요조건을 충족시킬 수 있는 도구가 된다.
2019년 3월 고속도로 부서 관리자인 Kris Strickler와 고속도로 부서장인 Mac Lynde는 지속성장자문위원회(Continuous Improvement Advisory Committee)에 공사 작업 범위를 설정하여 프로젝트 조달을 개선시킬 수 있는 작업계획안을 낼 것을 약속하는 제안서를 제출했다. 이 작업 계획의 주요 요소는 리스크기반비용견적(Risk-Based Cost Estimate), 교육 및 프로젝트 결과의 품질 개선, 프로젝트 보고, 일정 및 교량 프로그램 계획으로 구성되어 있다.
이러한 문제를 해결하기 위해 미국 오레곤DOT는 프로젝트 리스크 관리/VE/시공성 검토에 중점 둔 여러 태스크 포스(TF)를 설립했다. 이 특별한 프로젝트 TF팀의 목표는 프로젝트 조달 전 생애과정에서 VE 실행, 시공성 검토, 그리고 리스크분석 및 수치화하기 위한 오레곤DOT의 실무(practice)를 개선하는 것이다.
프로젝트 팀
프로젝트팀이 작업 계획에 대한 응답으로, 미국 오레곤DOT 주 전체 프로젝트 개발 담당부서는 프로젝트 리스크 관리, VE, 시공성 검토 개선 구현을 위한 기관 운영을 권고하는 공식 백서 제출 의무를 맡은 프로젝트 리스크 관리/VE/ 시공성 검토 프로젝트팀을 후원하였다. 이 프로젝트팀에는 아래 5개 지역을 대표하는 구성원이 포함되어 있으며 핵심 크로스섹션 프로젝트 조달 관리자 및 상주 엔지니어 자문위원, 프로젝트 리더 및 지역 기관 연락 담당관들이 포함되어 있다.
이 그룹은 다음과 같이 향상된 프로젝트 리스크 관리 및 가치 공학 권고안을 완성할 의무를 맡았다.
• 불확실성을 인식하고 일어날 결과에 대한 예상 안을 제공
• 창의적 사고와 혁신을 위한 가이드
• 프로젝트 모니터링 및 제어 향상
• 프로젝트 리스크 관련 기록물(등록부) 제공
• 비용 임계 값에 따라 비용 리스크 평가 워크샵 또는 비용 추정 검증 워크숍을 제공
• 프로젝트 수명주기 내내 위협적 요인들을 줄이고 기회를 향상 시킬 수 있는 조치를 결정하고 옵션을 개발함으로써 위기 대응 방식 개발
• 보다 정확한 의사 결정 및 의무를 통해 더 나은 비즈니스 성과를 창출
이러한 목표를 달성하기 위해 그룹은 아래 주제를 논의하기 위해 모이게 되었다.
표 1: 프로젝트 팀 회의
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회의 내용 |
회의 날짜 |
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WSDOT가 제시 한 프로젝트 리스크 관리 101 |
2019년 5월 14일 |
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프로젝트 리스크 관리 도구, 프로세스 및 임계 값 |
2019년 5월 21일 |
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가치 공학 & 시공 성 |
2019년 6월 03일 |
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백서 검토 & 이해 관계자 분석 |
2019년 6월 17일 |
이러한 논의를 시작하기 위해 프로젝트팀은 각 주제에 대한 독립적인 연구 수행과 더불어 워싱턴 주 교통부 (WSDOT), 프로젝트 리스크 관리의 국가 지도자 및 가치 공학 산업 전문가 참여 전문가를 이끌었다.
프로젝트팀은 시간을 내어 본인들이 갖고 계신 지식과 프로젝트 리스크 분석 모델 도구와 리스크 관리 문서들을 기꺼이공유해 주신 관대함에 WSDOT의 비용리스크평가 관리자 인 마크게이블(Mark Gabel)과 책임리스크분석가인 마크수즈카(Mark Sujka)에게 대단히 감사의 말씀을 전한다.
권고안
프로젝트팀은 프로그램의 지속가능성과 성공적 구현을 보장하기 위해 공식 프로젝트 리스크 관리 프로그램을 구현하고 현 가치 공학 프로그램 지침서와 도구 및 자원을 업데이트할 것을 권고 한다. 프로젝트팀은 시공 성 검토에 대한 추가 연구를 수행하고 추후에 재 소집 할 것을 권고 한다.
프로젝트 리스크 관리
1. 공식적인 PRM (Project Risk Management) 프로그램을 개발
2. 프로젝트 리스크 평가에 사용에 필요한 지침 및 필요조건을 제공하는 고속도로 지침 작성
a. 2020년 1월 1일 발효 (note: 고속도로 지침 시행일부터 프로젝트 개시 단계를 지난 프로젝트는 면제)
b. 지역 관리자는 프로젝트 리스크 관리 고속도로 지침을 준수하며 프로젝트에 대한 의무를 진다.
3. 범위 지정 시 모든 미국 오레곤DOT STIP 프로젝트는 범위 지정 팀이 작성한 아래 항목을 포함하고 있는 리스크 등록 부를 필요로 한다.
a. 리스크를 식별하고 설명하기 위한 리스크 등록 부 유지
b. 우선 순위 및 리스크 심각성을 매길 수 있는 정 성적 리스크 평가
c. 리스크 상황 시 책임소재 범위 산정
4. 모든 미국 오레곤DOT STIP 프로젝트는 아래와 같은 내용을 포함하고 있는 프로젝트 리스크 관리 계획(PRMP)을 완수 하여야 한다.
a. 리스크를 식별하고 설명하기 위한 리스크 등록 부 유지
b 리스크 우선순위를 가능케 하는 정 성적 리스크 평가
c. 리스크 소유자 및 취해야 할 조치 대한 자세한 설명이 포함 된 리스크 대응 전략 계획
d. 리스크 모니터링과 컨트롤 부서
5. 총 비용이 2,500 만 달러가 넘는 모든 미국 오레곤DOT STIP 프로젝트는 여기에 CRA (Cost Risk Assessment) 라고 하는 양적 위험 평가를 포함해야 한다. 재량에 따라 지역마다 재량에 따라 총 2,500 만 달러 미만의 프로젝트에 대해 CRA가 요구될 수 있다.
PRM 프로그램은 필수 프로젝트 특수 정보를 제공하는 프로젝트 팀과 CRA 워크숍을 용이케 하는 책임을 담당한다.
CRA는 다음을 포함 한다.
5. 리스크를 식별하고 설명하기 위한 리스크 등록 부 유지
b. 리스크 정량화 (발생 가능성, 일정 및 비용).
c. 기존 리스크 기반 견적을 목적으로 한 몬테카를로 리스크 분석
d. 리스크 소유자 및 수행 할 조치에 대한 자세한 설명이 포함 된 리스크 대응 전략 계획.
e. 리스크 모니터링과 컨트롤 부서
f. 내부 견적 검증
6. PRM 프로그램은 총 2,500 만 달러 미만의 프로젝트에서 프로젝트 팀에게 CRA 사용에 대한 지침을 제공할 수 있는 평가 도구를 개발할 것이다.
7. 모든 프로젝트 조달 프로젝트 관리자들은 디폴트 프로젝트 리스크 관리자들이다. 시공하는 동안 상주 엔지니어들은 디폴트 프로젝트 리스크 관리자들이다. 프로젝트 리스크 관리자의 전환은 고속도로 지침에서 논의 될 것이다. 각 지역의 관리자는 재량에 따라 각 지역의 프로젝트 리스크 관리자를 임명 할 권한이 있다.
8. 모든 미국 오레곤DOT STIP 프로젝트는 각 프로젝트 조달의 중요한 단계가 완료 될 때 PRMP를 업데이트해야 할 필요가 있다. 이 과정에는 아래 사항들이 포함된다.
a. 프로젝트 문서화작업을 위한 리스크 관리 계획의 버전 관리
b. 각 리스크 상태 재 평가
c. 리스크 점수의 축소 또는 획득을 추적해 보기 위한 리스크 재평가
d. 리스크 모니터링과 리스크 리타이어먼트를 포함한 리스크 대응조치를 설명하는 컨트롤 부서의 업데이트
9. PRM 프로그램은 미국 오레곤DOT 특정 정 성적 위험 평가 도구를 개발하고 구현 전에 파일럿 프로젝트에 대해 각 지역의 도구를 베타 테스트할 것 이다.
a. 질적 리스크 평가를 위해 확인 된 잠재적 파일럿 프로젝트:
i. R2: K20240 OR47: 도시 업그레이드 (Carlton).
ii. R2: K18733 US101: Ave A – Ave K (해안)
iii. R2: K21314 OR58: 추월 차선 (MP 31.6 – MP 32.4).
iv. R3: K20261 US101: 파크 뷰 Dr – Lucky Ln (Brookings).
b. 정성 평가 도구의 개발 기준:
i. 직관 적이고 사용자 친화적
ii. 중복 프로젝트 정보 입력 시간을 최소화 / 제거하기 위한 자동 채우기 제공
iii. 버전 관리 기능 문서화 통합
10. PRM 프로그램은 CRA용 미국 WSDOT의 프로젝트 위험 분석 모델 (PRAM) 도구를 적용하고미국 오레곤DOT을 수정한다.
11. PRM 프로그램은 외부 견적 검증 및 외부 요인 분석 전문가를 포함하는 보다 높은 수준의 CRA 프로세스인 비용견적검증과정의 사용 지침을 개발 할 것이다. 이 프로세스에는 임계 값이 필요하지 않지만 지역 또는 에이전시 리더의 재량에 따라 사용할 수 있다.
12. PRM 프로그램은 CRA 그리고/또는 CEVP® 워크샵을 위한 촉진 서비스를 지역들로 제공하거나 조율하는 책임을 갖는다.
13. PRM 프로그램은 다음을 포함한 지침 문서를 개발할 것이다.
a. 리스크 관리 지침 문서
b. 리스크 예시 목록
c. 회의 의제 샘플
d. 간편 보고를 위한 주요 리스크 관리 계획 정보를 요약 한 보고 견본을 보여주는 한 장의 종이
e. 용어집
f. 리스크 관리 수준 기준 체크리스트
14. PRM 프로그램은 다음 교육을 제공 할 책임이 있다.
a. 지역에 일관된 메시지를 강조하는 직접 프로젝트 리스크 관리. 지역 프로젝트 조달 직원이 교육을 받으면 향후 모든 프로젝트에 대한 질적 리스크 평가를 촉진 할 책임이 있다. PRM 프로그램은 요청이 있을 시 도움을 제공할 것이다.
b. CRA 및 CEVP® 프로세스 사용을 위한 정보 교육이 개발 될 것이다.
15. PRM 프로그램에 각 지역에 2 개 (사내 1 개, 외주 프로젝트 1 개)의 파일럿 CRA를 수행하기위한 특정 자금을 할당한다. CRA 10 대 및 백만 달러 비용의 필요 예상
a. CRA를위한 잠재적 파일럿 프로젝트 :
i. R1: K19071 I-5: 로즈 쿼터 개선 프로젝트.
ii. R1: K21178 US26 (Powell Blvd): SE 99th Ave – East City Limits.
iii. R2: K20688 OR34: Van Buren Bridge (Corvallis).
iv. R2: K19929 I-5: Kuebler Blvd to Delaney Rd Widening.
v. R2: K19909 OR18: Newberg-Dundee Bypass (phase 2).
vi. R3: K21296 Southern Oregon Seismic Triage.
vii. R4: K21162 US97: Lower Bridge Way – NW 10th St (Terrebonne).
16. 프로그램 효과를 측정하기 위한 변경 주문 및 클레임을 모니터링.
a. 추가 성과를 지속적으로 연구하고 확인.
가치 공학
1. 2020년 1월 1일부터 시행 될 기존의 가치공학 고속도로 지침을 다음과 같이 업데이트해야 한다.
a. 총 프로젝트 비용에서 2,500 만 달러를 초과하는 모든 프로젝트에 가치 공학 연구가 필요 (참고: 고속도로 지침 발효일 기준으로 프로젝트 시작 단계가 넘어선 프로젝트는 면제)
b. 2,500 만 달러를 초과하지만 가치 공학 연구에 적합하지 않은 프로젝트에 대해서는 면제 절차를 제공. 가치 공학 / 프로젝트 리스크 엔지니어의 승인이 필요.
c. SAVE International의 표준 가치 공학 직무 계획의 6 단계 (정보, 기능 분석, 창의성, 평가, 개발 및 프레젠테이션)를 준수하는 VE 연구가 필요.
d. SAVE International에서 인증한 CVS (공인 가치 전문가)가 VE 연구를 촉진 해야 함.
e. 지역 관리자 및 / 또는 프로그램 자금 관리자의 승인을 받은 50 만 달러가 넘는 VE 권고는 거부할 필요가 있다.
2. VE 프로그램은 VE 연구를 위해 지역에 촉진 서비스를 제공하거나 조정할 임무를 맡는다.
3. VE 프로그램은 결합 된 위험 평가 및 가치 공학 프로세스를 위한 프로세스를 개발할 것이다.
4. VE 프로그램은 현재 국가의 실무 현황을 논의 하기 위해 다른 DOT 및 FHWA와의 회의체를 구성할 것이다.
5. VE 프로그램은 다음을 포함한 지침 문서를 개발할 것이다.
a. 가치 공학 지침 문서
b. VE 워크샵 안건 샘플
c. 가치 공학 보고서 견본
d. 기능 분석 도구
e. 가치 공학 권고 사항 견본
f. 가치 공학 권장 사항 처리 보고서 견본
g. 가치 공학 권고 거부 견본 (거부에 대한 서명 승인).
h. 비용 모델 도구
i. 간편 보고를 위한 주요 위험 관리 계획 정보를 요약 한 보고 견본을 보여주는 한 장의 종이
j. 용어집
k. 가치 측정 항목 평가 도구
시공 성 검토
1. 프로젝트팀은 공식 시공 성 검토 프로세스의 필요성을 인식하고 아래 프로그램 개발을 알리는데 도움을 줄 수 있는
소중한 정보를 제공했다.
a. 설계자를 위한 더 많은 시공 배경 정보를 강조하는 기관의 내부 시공 성 검토 프로세스.
b. 프로젝트 시공 성을 보조하는 ACEC 및 AGC를 포함한 외부 이해 관계자를 참여시키는 프로세스를 개발.
2. 현재, 프로젝트팀은 다음 주제를 대상으로 하는 추가 연구를 권고한다.
a. 연구 관리 및 이해 관련 상충.
b. 프로젝트 개발 및 시공성 검토 프로세스에 업계 파트너와 그들의 전문 기술을 포함시키는 방법에 대해 AGC 및 ACEC와 상의.
c. 다른 DOT를 조사하여 시공 성 검토를 구현하는 방법을 판별
d. 프로그램 개발을 아웃소싱 해야하는 지 결정
e. 2020년 3월 1일 더 나은 연구를 위한 노력으로 프로젝트 팀 업데이트
f. 시공 성 검토 연구 결과를 논의하기 위한 프로젝트 팀 재소집
현재 프로젝트팀은 이러한 프로세스들의 최적 타이밍이 맞지 않기 때문에 시공 성 검토를 VE 또는 리스크 평가 워크샵과 결합하지 않을 것을 권장한다.
일반 권고사항
1. 해당 지역에는 위험 관리 / 가치 엔지니어링 (RM / VE) 관리 코디네이터가 없어야 함.
2. 외부 파트너 및 이해 관계자 (예 : ACEC, AGC, FHWA, 지역 기관 등)가 접근 할 수 있는 각 프로세스 (위험 / VE / 구성 성)에 대한 모든 리소스를 연결할 수 있는 외부 웹 페이지를 개발해야 함.
3. RM / VE 프로그램은 "필수"및 "권장" 리스크 관리 및 가치 공학 분석 전략을 식별하는 범위 지정에서 완료 되어야 할 "프로젝트 분석" 체크리스트를 개발할 것이다. 이 도구는 계획 및 자금 조달 목적으로 사용 되어야 함.
4. RM / VE 프로그램은 리스크 관리 / 가치 엔지니어링 / 시공 성 조정 활동 컨설턴트가 수행할 임무를 개요 화하는 A & E 컨설턴트 SOW 작업 템플릿 언어를 개발할 것이다.
5. 권고사항이 비 공인 지역 공공 기관을 대신하여 ODOT이 조달하는 프로젝트를 포함하는 미국 오레곤DOT STIP 프로젝트에 다음의 면제 사항들과 함께 적용 될 것이다.
a. 공인된 지역 공식 기관에서 조달하는 STIP 프로젝트는 권고사항에서 제외된다.
b. 주 정부 자금을 사용한 공인된 지역 공식 기관에서 조달하는 STIP 프로젝트는 권고사항에서 제외된다.
6. RM / VE 프로그램은 다음을 포함하는 컨설턴트 서비스를 위한 비상대기 목록을 개발할 것이다.
a. 비용 리스크 평가
b. 독립적 비용 견적
c. 독립적 요인 전문가들
d. 가치 공학 컨설팅 서비스
자원 조달
1. 현 자원 조달: RM / VE 및 시공 성 프로그램에는 현재 두 개의 FTE 포지션을 포함하고 있다. (하나는 PE-2 분류, 두 번째는 OPA-2 제한 기간 포지션) 현재는 프로그램 개발 사무소의 대체 조달 서비스 부서 내에 있다. 이 두 포지션은 한 달에 평균 25 % ~ 50 %의 프로젝트 비용을 발생시키는 포지션이 될 수 있다.
2. 권고된 자원 조달: 이 메모 일로부터 향후 6 개월 동안 제안된 리소싱 전략은 사내 및 아웃소싱 전략의 조합을 추가하는 것이다.
a. FTE 영구 OPA-3 선임 리스크 프로그램 코디네이터 (내부)를 한명 추가.
i. 중점 / 접근법은 컨설턴트 프로그램 아웃소싱을위한 /정책 분석가, 촉진자 및 계약 관리자 (CVS 인증)를 보유하하는 것이다. 그 한가지는 CVS 공인이다.
ii. 민간 부문 운송 관련 경험이 선호된다.
b. 0.5-1에서 한 명의 FTE(사용 가능 여부에 따라 다름) CES-3, 토목 공학 전문가 추가 (순환 기회 / 내부) 를 추가.
i. 초점은 시공 성 검토 프로그램을 연구하고 개발할 수 있는 순환 기회를 위해 50-100 % 근무할 수 있는 내부 직원을 이용하는 것이다. 직무에는 내부 시공 성 검토 프로그램 개발 및 AGC 및 ACEC를 포함한 외부 파트너 참여시키는 것이 포함된다.
ii. 이 직원은 토목 공학 배경을 가지고 있어야 하며 의사 소통을 잘하고 엔지니어 및 프로젝트 관리자와 수준 높은 기술적 토론을 할 수 있어야 한다. 이 직책에는 PE 라이센스가 필요하지 않다. 그러나 다음과 같은 기술이 필요하다. 촉진, 조정, 프로젝트 평가 및 기술 작문 기술. A & E 회사 또는 건설 하도급 업체를 포함한 민간 부문 경험이 매우 요구됨.
iii. 이 포지션은 한 달에 10 % 이상 프로젝트 비용을 발생할 수 있는 위치가 될 수 있다.
c. 중앙 집중식 프로그램으로 유지되는 한 지역 프로젝트팀 담당자들은 프로그램이 어디에 위치할지에 대해 선호하는 것은 없었다. 그러나 본 프로그램의 프로젝트 팀 담당자들은 다음 프로그램을 포함하고 있는 프로젝트 개발 부서의 프로젝트 분석 단체를 구성함으로써 기관이 혜택을 얻을 것이라고 생각한다.
i. 가치 공학
ii. 프로젝트 리스크 관리
iii. 시공 성 검토
iv. 비용 견적
v. 스케쥴링
vi. 범위 설정
이 프로그램은 상호 의존적이며 지역에 프로젝트 분석 요구를 위한 "원 스톱 샵"을 제공할 것이다.
가치 공학, 프로젝트 리스크 관리, 시공성 검토 및 범위 지정은 기준 비용 및 일정 추정에 크게 의존하고 비용 및 일정 추정치는 가치 범위, 위험 분석, 즉 가치 공학, 프로젝트 위험 관리 및 시공 성 검토 개발 및 보고에 크게 의존한다.
3. 제안 된 아웃소싱 자원조달:
i. PRM / VE / 시공성 서비스 관련 프로젝트 서비스는 업무량의 제약으로 인해 프로그램의 현재 두 FTE가 충족 될 수 없어 아웃소싱을 사용하여 균형을 이루어야 한다. 아웃소싱은 프로그램 별 관리되는 비상근무 방식을 통해서나 또는 기관의 현 아웃소싱 전략을 통해 이루어 질 수 있다.
ii. 시공 성 검토 프로그램 (및 프로젝트 리스크 / VE 프로그램의 추가 개발)을 위한 프로그램 개발은 사내 (위의 CES-3 토목 공학 전문가 순환 기회 참조)그리고 효과적 시공 성 프로그램 및 워크샵 전략 촉진을 위한 최선의 실무를 결정 하는 아웃소싱의 조합으로 다루어 질 수 있다.
프로젝트 팀 범위외의 제안사항 및 아이디어
1. 프로젝트 보고 중복 성을 줄인다. 프로젝트 정보가 포함 된 단일 마스터 파일을 보유하고 보조 프로젝트 문서를 이것에 연결하여 정보가 자동으로 채워질 수 있도록 한다.
2. 프로젝트 팀의 스케줄링에 있어 VE, CRA 및 CVEP (R) 워크샵을 준비하고 이에 대응할 수 있는 추가 시간을 고려할 필요가 있다.
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